Geen ‘gedoe’ meer met veilig mailen, kosten besparen en efficiënter werken

Zorgorganisatie Pluryn ondersteunt jongeren en volwassenen bij het vergroten van kansen op een zo volwaardig en zelfstandig mogelijke plek in de samenleving. Ook als de problematiek complex is. De eigen kracht en toekomstwensen zijn daarbij het uitgangspunt. Pluryn is een landelijk werkende organisatie met meer dan 400 locaties. Er werken 7.400 professionals en 1.000 vrijwilligers. Jongeren en volwassenen komen voor behandeling en ondersteuning: zowel aan huis als in onze voorzieningen voor gehandicaptenzorg, jeugdzorg en GGZ. Leren, werken en vrijetijdsbesteding zijn onderdeel van de zorg.

Uitdaging

In 2019 is Pluryn organisatiebreed overgestapt naar een digitale werkplek in de cloud, namelijk Omnia Workspace van Ictivity. Ivar van der Loos: “Ons doel was om het met het gros van onze medewerkers in de cloud te werken. We hebben daarom gekozen voor de Digitale Werkplek. In deze cloud-omgeving komt alles samen; Office 365, AFAS, de door ons gebruikte ECD’s en meer.”

“Onze toenmalige oplossing voor veilig mailen, was maar voor een beperkt aantal medewerkers beschikbaar en integreerde slecht met Outlook. Bovendien biedt Microsoft zelf geen oplossing om volgens de NTA 7516 normering te communiceren. Onze optelsom was snel gemaakt. Het werd tijd voor een nieuwe oplossing voor veilig mailen die voor iedereen beschikbaar is.”

Oplossing

• Veiliger informatie kunnen delen. Om een oplossing te selecteren met de juiste randvoorwaarden werd eerst intern een onderzoek gedaan. Van der Loos: “Uit onze analyse bleek dat meer dan 90% van alle informatie die wij delen via mail gevoelige en behandeling gerelateerde informatie bevat. Bovendien werken wij ook veel samen met gemeenten, UWV, politie en justitie. Gegevens die we versturen naar deze instanties mogen uitsluitend onder strikte voorwaarden gedeeld worden.”
• Functionele inboxen en rollen. Bovendien kwam uit de analyse dat het moeilijk inzichtelijk te maken was wie welke informatie heeft ingezien én in mag zien. Van der Loos: “Er zijn systemen voor nodig om dit veilig te faciliteren, gewone e-mail doet dat niet. Het was een behoorlijk ‘gedoe’ met mail in combinatie met ‘rollen en rechten’. Carla, de psychiater, mag alleen de gegevens inzien over haar patiënten en kon dus bijvoorbeeld niet werken vanuit functionele inboxen.”
• NTA 7516 compliance. "Net als veel andere zorginstellingen hadden wij te maken met uitdagingen rondom onveilige e-mail, want e-mail is van nature geen veilig communicatiemiddel. De NTA 7516 maakte veilig mailen niet langer een keuze, maar een verplichting. Dit hielp bij de interne discussie: we móesten immers voldoen aan de wet- en regelgeving. Ik kijk ernaar uit dat alle zorginstellingen en ketenpartners straks ook NTA 7516-compliant zijn—dat zal ons werk een stuk makkelijker maken. Dit is dan ook een oproep aan alle lezers: maak werk van de NTA 7516! Een belangrijk aspect van de NTA 7516 is interoperabiliteit, waardoor codes voor het openen van e-mails niet meer nodig zijn. Zivver biedt de meest complete NTA 7516-oplossingen op de markt. Daarnaast helpt het team van Zivver ons ook met de niet-technische randvoorwaarden van de norm."

Resultaten

Als we het hebben over de resultaten van het gebruik van Zivver slaakt Van der Loos een zucht. “Dat gedoe met e-mail is eindelijk iets van het verleden. We zien een grote stijging in medewerkers die veilig mailen. Dat lost dat ‘gedoe’ met e-mail op. De grootste uitdaging is de schaalgrootte. Omdat er meer dan 7.000 medewerkers, 14 directies, op meer dan 400 locaties zitten, werd het hoofdpijndossier ‘mailen’ haast onbeheersbaar. Op deze manier krijg je controle over al je e-mailverkeer.”

Wat Zivver uniek maakt is bovendien de content scanning: “Als een collega zou willen mailen, maar niet bewust is dat er persoonsgevoelige informatie gedeeld wordt, wordt hij of zij middels Zivver geholpen door de content scanning technologie. Deze technologie helpt medewerkers om de juiste keuze te maken en het beveiligd te versturen. Ook gaan we kosten en tijd besparen omdat we nu veel minder gebruik gaan maken van het versturen van gevoelige informatie per aangetekende post.” “Je kan je er tegen gaan verzetten, maar ervaring leert dat dit niet werkt; mensen zullen toch blijven mailen.”

Ivar van der Loos

Ivar van der Loos
Pluryn

"Als een collega zou willen mailen, maar niet bewust is dat er persoonsgevoelige informatie gedeeld wordt, wordt hij of zij middels Zivver geholpen door de content scanning technologie."